Dentro de nuestro contexto de mejora continua y enmarcado en procesos de transformación digital, se está desarrollando un proyecto junto con Grupo AN basado en la optimización de los procesos y flujos de información entre las centrales de venta de suministros de Grupo AN y las cooperativas agrícolas pertenecientes a las mismas.
Qué objetivos se buscan en este proyecto
Los objetivos que buscamos son los siguientes:
- Optimizar el intercambio de información entre las entidades.
- Conseguir una operativa homogénea más eficiente.
- Minimizar el uso de papel.
Descripción proyecto
Con un horizonte de integrar todos los procesos (pedidos, albaranes, facturas, etc.) entre las diferentes centrales de ventas y las cooperativas, se opta por empezar abordando el proceso de venta por parte de la sección correspondiente y la posterior recepción de la mercancía en la cooperativa a modo de albarán de entrada o compra.
El proceso de intercambio de información es actualmente manual y basado en soporte papel.
Tecnológicamente, se establece un diseño de infraestructuras y medidas de seguridad para establecer una zona segura de intercambio común de información entre la plataforma de gestión Agrowin de Grupo Cooperativo y Grupo AN.
Solución adoptada en esta primera fase
En base al pedido realizado por la cooperativa, se ejecutará por parte de Grupo AN una expedición de mercancía. Esta originará un documento de venta electrónico que irá vinculado al pedido de compra realizado por la cooperativa.
Dicho documento de venta será emitido electrónicamente e integrado en el sistema de gestión de la cooperativa, Agrowin.
Cuando dicha cooperativa recepcione la mercancía físicamente en sus instalaciones, recuperará en Agrowin el albarán de venta electrónico emitido por Grupo AN y procederá con esa información a generar un albarán de compra en su sistema de gestión.
Si las cantidades recepcionadas en el centro no son las mismas que las emitidas, se generará la compra con las cantidades recepcionadas y se reenviará electrónicamente la información de la venta de Grupo AN con las cantidades teóricas y las realmente recepcionadas en el centro generándose así una incidencia.
Siguientes fases del proyecto
Una vez consolidada esta primera fase se abordará el proceso por el que Grupo AN procede a facturar sus ventas realizadas a cada cooperativa. De esta forma se generará una factura de venta que será emitida en formato electrónico.
Dicha factura aparecerá en el Agrowin de la cooperativa que ha realizado la compra. Mediante un proceso de contraste con los albaranes de compra a los que hace referencia la factura, procederá a integrar dicha factura de compra en su sistema dejando dichos albaranes como facturados y contabilizando la factura en su ejercicio contable correspondiente.
